Com treure el màxim profit de Skype a la PIME

Cada cop més PIMES i autònoms utilitzen Skype com una eina més de comunicació en el seu dia a dia, tan a nivell intern com amb tercers. Alguns simplement fan trucades telefòniques internacionals barates, però més i més gent intenta també aprofitar-ne la videoconferència per fer reunions a distància. Molts cops, lamentablement, l'experiencia no acaba de ser prou satisfactòria, però darrerament això està canviant molt i actualment ja tenim solucions que fan viables les reunions de qualitat per videoconferència.

Si bé Skype sempre ha estat una eina orientada a ser usada entre particulars, cada cop més PIMES i autònoms l'han anat incorporant al seu dia a dia professional, i és que hi ha unes evidents aplicacions de la videoconferència en el món empresarial que també les PIMES requereixen, i que d'acord amb els seus pressupostos més modestos els porta a utilitzar solucions econòmiques o gratuïtes com Skype.

I funciona prou bé! O al menys això és el que molts pensen en provar-ho un dia ¿ Si més no, també molta gent ha vist que a vegades va bé, però d'altres es penja (i no tenen cap control per poder-ne garantir la fiabilitat), o que els falten funcionalitats importants, i al final, sigui pel que sigui, hi ha una majoria d'usuaris que acaben descartant-lo, o al menys utilitzant-lo només en el mode "si no hi ha més remei".

Bé doncs això està canviant i molt, i cada cop hi ha més ¿alternatives' o eines complementàries per tal de poder fer una aposta seriosa per les reunions a distància per videoconferència en l'ámbit de les PIMES. Anem doncs a veure com podem millorar les videoconferències de SKYPE per a poder realment sentir-les com una eina que aporta valor en el nostre dia a dia professional.

Videoconferència individual vs videoconferència de sala

El primer important és tenir clar que el valor de les videoconferències es troba sobretot en l'àmbit de les reunions de grup a distància. Per fer-ho senzill pensem en concret en una de les situacions habituals on molta gent s'hi pot sentir identificada: una reunió entre 3 o 4 directius o empleats en la sala de reunions de l'empresa, però amb 1 o 2 persones importants que també han de participar i que estan en delegacions distants, o bé teletreballant des de casa o bé de viatge en un hotel.

Doncs bé, ja està clar: agafem el portàtil d'algun dels participants i ens n'anem a la sala de reunions, i connectarem per Skype. Segur que molts ho heu intentat i us haureu enfrontat a alguns problemes molt bàsics i obvis: la càmera no ens agafa bé als que estem asseguts a la taula (uns es veuen, d'altres no, i encara pitjor, els que es veuen miren cap una altra banda doncs tenim la imatge en un projector a la paret...); pitjor encara serà el tema "audio" doncs intentem fer un "mans lliures'" però se sent fluix i malament, o amb talls i ecos desagradables.

Podriem encara parlar d'altres problemes com la dificultat d'ús, i finalment la baixa fiabilitat del conjunt (molts cops ho acabem deixant estar doncs s'ha començat a tallar o penjar la comunicació i això, a sobre, deixa una sensació de frustració als usuaris gairebé irreparable)

La solució passa simplement per utilitzar un equip de videoconferència de sala, completament pensat per treballar en format grup: càmera amb gran angular i motoritzada, micròfon mans lliures sensible i amb cancel.lació d'eco, etc., i deixar els PCs pel que són (recordeu que la P ve de "Personal'?) i n'hi ha de ben bons que ens poden costar tan sols 100 euros/mes (i evitar-nos de seguida viatges i costos molt més elevats)

I ara videoconferència universal: barrejant solucions de sala amb Skype, navegadors Web o Apps

I la novetat ara és que ja podem complementar aquests equips professionals amb el món de Skype, i afegir a la reunió qualsevol participant remot amb una gran facilitat. Podrem doncs afegir un o varis punts a la reunió, ja siguin individuals o altres grups, i utilitzant qualsevol tipus de terminal: Skype de tota la vida, o Skype empresarial (fins fa poc conegut com a Microsoft LYNC, i englobat avui dia dins la seva oferta d'Office365) o altres sales professionals, tots barrejats.

Fins i tot si volem afegir a la reunió a un possible client o proveïdor per exemple, que no té ni Skype ni cap solució de videconferència, podrem també incorporar-lo mitjançant un simple navegador Web (li enviem un link i en clickar-lo entra a la reunió) o fins i tot des d'una App en el seu mòbil!

Ja veieu doncs que ara ja no hi ha límits per utilitzar bé la videoconferència i gaudir-ne ja sigui per internacionalitzar, per estalviar costos,  per augmentar la productivitat o per accelerar els processos, fent reunions efectives amb qui vulguem i quan vulguem, sense preocupar-nos d'on es troba la gent en cada moment.

Un incís preliminar i important: Quan realment val la pena afegir video en les comunicacions? En dues paraules... REUNIONS de GRUP

Caldria puntualitzar bé primer quan realment val la pena fer una videoconferència, millor que una simple trucada telefònica. I és que malgrat la videoconferència s'entén com una solució més potent de comunicació, no sempre és l'opció correcta. I és molt fàcil d'entendre amb un parell de contraexemples: si per exemple volem només fer una consulta ràpida a un company, demanar-li una dada o saber la seva disponibilitat d'agenda per quedar, el xat és sens dubte l'eina ideal; no cal ni tan sols parlar (ni molt menys veure'ns) per aclarir un tema ràpidament i sense gairebé interferir en el que l'altre estigui fent en un moment donat (de fet, com ja fem amb el e-mail però aquest cop afegint inmediatesa)

Si el xat no és suficient i preferim comentar un tema breument per explicar-ne bé els matisos i escoltar el que l'altre en pensa, serà millor trucar-lo per telèfon, però un cop més, no cal veure'ns. Si ja ens coneixem i ens tenim confiança, una simple trucada telefònica és molt més àgil i podrem fins i tot agafar l'altre conduïnt en cotxe i aprofitar l'estona per comentar un tema breument.

I el video doncs? Cal realment? Doncs sí i molt, però podriem resumir que el valor real d'afegir video a la comunicació ve associat a dues paraules: REUNIÓ i GRUP. O sigui, quan el que ens plantegem és fer una reunió, i no una simple conversa, i especialment involucrant un grup de persones (en una o varies sales de reunió, i/o amb altres individuus distants) llavors veure'ns o no veure'ns és radicalment diferent i valdrà la pena que poguem veure'ns les cares per assegurar així que no ens perdem rés important ... Veure els que parlen, però tant o més important, veure els demés! I saber si el tema els interessa, preocupa o aburreix; veure si volen participar en un moment donat o si al contrari, estan "absents" assegurar la seva atenció durant la reunió, compartir documents que ajuden a entendre el que tractem, etc. etc.


  • Comparteix-lo:
  • linkeding
  • twitter
  • Facebook
  • Google plus
I la novetat ara és que ja podem complementar aquests equips professionals amb el món de Skype, i afegir a la reunió qualsevol participant remot amb una gran facilitat.
  • Comparteix-lo:
  • linkeding
  • twitter
  • Facebook
  • Google plus


Vols que t'ajudem a trobar una solució