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Oímos hablar a menudo de la digitalización, la nueva revolución, y cómo es necesario adaptarse lo antes posible. Pero ¿por dónde empezamos?

Seleccionar las herramientas que nos acompañarán en el proceso de digitalización es clave para armarnos con palancas de cambio sólidas que nos apoyen en este cambio tan decisivo. Revisamos cómo abordar este proceso

Trabajar con un software ERP supone un salto en la gestión de una pequeña o mediana empresa. Esta herramienta nos permite una planificación de nuestros recursos que repercute de manera muy positiva en la competitividad, y supone en muchos casos un primer paso hacia la digitalización del negocio. Tener el control y la trazabilidad de los procesos de producción de nuestra empresa es decisivo, pero antes de que llegue debemos saber cómo plantearnos esa integración.
El proceso de adopción de un ERP debe de comenzar con un profundo análisis de las necesidades de la empresa. Antes de ver qué fabricante de software o cómo lo aplicamos, es importante saber dónde estamos y donde nos gustaría situarnos el día de mañana.

A la hora de realizar la integración del ERP hay una serie de ideas que conviene desechar:

  • No es un proceso autocomplaciente: Debemos analizar nuestra situación de forma objetiva. No es un proceso de autocomplacencia, se trata de ver qué queremos mejorar.
  • No es un proceso individual: La implementación de este tipo de herramientas requiere de un convencimiento general en la empresa y el respaldo de la dirección. Como muchos otros procesos de cambio requiere de la fuerza de la unión.
  • No es sólo una herramienta para el “ahora”: Cuando afrontas un cambio como este debes poner tu visión en donde estás hoy pero también en dónde estás mañana. Cómo tengas en cuenta tus necesidades a medio y corto plazo serán clave para el éxito en el uso de esta herramienta.

4 factores para la elección:

Una vez ya tenemos claro cómo debemos abordar el proceso y hemos realizado un análisis profundo de la empresa, es momento de ver con quién vamos a trabajar, qué empresa nos va a proporcionar el software. A la hora de tomar estas decisiones tenemos que tener cuenta diferentes variables:

  • Reputación del fabricante: Es importante conocer quién es el fabricante de nuestro software para asegurarnos un producto de calidad pero también debemos conocer que es un proveedor que nos asegura una actualización permanente de ese software en el plano tecnológico y también en cuanto a cambios legales y normativos. Eso facilitará una mayor vida útil de la herramienta.
  • Coste del producto: Además del coste del producto debemos analizar los costes ocultos como el de consultoría, formación, programación a medida… Con ello nos referimos a conocer el precio básico del producto, los costes por licencia o por pago de uso, en función de la modalidad de ERP por la que optemos, así como los denominados “costes ocultos”, como son consultoría, necesidades de programación a medida, costes de formación, etc.
  • Escalabilidad: Anteriormente comentábamos la necesidad de pensar en el futuro a medio plazo para pensar en este ERP. Hay que tener en cuenta las funcionalidades que tiene el software para el momento en el que crezcan nuestras necesidades.
  • Solidez del fabricante: Es positivo conocer la trayectoria, experiencia en el sector, posicionamiento en el mercado de la casa que nos vaya a proporcionar el software.
  • Mantenimiento y atención al cliente: Tenemos que saber a cuánto asciende el mantenimiento y también cómo es el servicio de atención al cliente que nos van a prestar. Se producirán inciencieas, sobre todo en la puesta en marcha, y hay que valorar cómo nos van a atender. Tamién debemos conocer si tendremos actualizaciones y revisiones.

Empezar a trabajar con una solución ERP es una decisión que nos traerá competitividad, pero antes de llevarla a cabo merece la pena crear un planning. Desde el autodiagnóstico, la valoración de futuras necesidades, el convencimiento interno a la decisión del proveedor. Todas son tareas exigentes que repercutirán en la implementación y que con una hoja de ruta serán más fáciles de llevar a cabo.

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