skip to Main Content

L’administració electrònica és un dels factors clau de qualsevol empresa que vol mirar cap el futur. Entre les moltes tasques susceptibles de digitalitzar-se, es troba la gestió de factures a proveedores.

La exigència particular d’aquest tipus de tasca és que ha d’estar homologada per l’Agència Tributaria.

Per què seguir els estàndards de la AEAT

Es de tots conegut l’impuls que, tant l’AEAT a l’any 2017, com posteriorment les diputacions forals en 2018, han propiciat la necessitat d’automatitzar aquestes tasques amb la implantació del Subministrament Immediat d’Informació (SII). Un impuls que té sentit en qualsevol empresa moderna que desitgi evolucionar no solament en la digitalització de processos, amb l’estalvi de costos i temps que això suposa, sinó també amb l’anàlisi de dades que es pot transformar en informació de gran valor per a les empreses.

Avantatges de la digitalització dels processos administratius

Entre els molts avantatges que ofereix la digitalització d’aquests processos, no únicament les factures a proveïdors que hem esmentat, destaquen:

  • Milloren els resultats econòmics. L’automatització de tasques significa estalvi de temps, el que, inevitablement, significa millors resultats per a l’empresa.
  • Augment de la productivitat. Els responsables de l’administració de l’empresa veuran reduïda la seva càrrega de treball, podent enfocar-se en altres tasques on el seu coneixement sigui més valuós.
  • Reducció d’errors humans. L’automatització de tasques mitjançant solucions evita que es generin errors humans inevitables quan les mateixes tasques es realitzen a mà.
  • Permeten l’extracció de dades que es poden transformar en indicadors de mesurament. L’automatització de certes tasques repetitives mitjançant un programari adequat, permet l’anàlisi de les dades que es generen, i, per tant, la millora dels processos.

Documents, es va acabar el paper

Independentment de si estem parlant d’ofertes, comandes, albarans o factures, hi ha solucions que permeten digitalitzar aquells documents rebuts en paper i gestionar-los de forma integral.

És possible gestionar la lectura i descàrrega de tots els documents digitalitzats des de comptes de correu, facilitant el control d’accés a aquesta informació clau per a l’empresa.

És important destacar que aquells documents que requereixen un procés d’extracció són tractats per l’OCR.

Gestió integral

Aquestes solucions permeten establir una sèrie de paràmetres específics per a cada empresa i que responen a les seves necessitats úniques, perquè es creïn automatitzacions com avisos interns o externs.

Aquests avisos poden respondre a totes les circumstàncies que envolten la gestió de l’administració de qualsevol empresa. Per exemple, l’avís a un proveïdor de factura rebutjada o a un usuari de la manca de validació d’una comanda de client quan l’article no existeix o està esgotat.

Així mateix, és possible la creació de fluxos de treball per a les validacions internes de documents, que requereixen aprovacions o rebutjos, gràcies a la funcionalitat dels workflows.

Integració total

Finalment, hi ha solucions, com Repcon DPA de Semantic Systems, que es poden integrar en altres sistemes, sigui quin sigui el programari de gestió empresarial que manegi l’empresa.

A més, presenten una alta capacitat d’aconseguir ajustar la eina a les necessitats específiques de cada organització, segons els seus propis procediments de gestió, per molt complexos que aquests siguin.

Repcon DPA és la solució de digitalització de processos administratius que qualsevol empresa que desitgi automatitzar tasques per millorar la seva eficàcia necessita.

Back To Top